Integritetspolicy

INFORMATION OM VÅR PERSONUPPGIFTSBEHANDLING

INDUBOX AB värdesätter att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.Vi vill vara så öppna och transparenta som möjligt med hur vi samlar in och i övrigt behandlar dina personuppgifter när du är i kontakt med oss. Denna information är ämnad för den personuppgiftsbehandling som bland annat avser:

- Användare av vår webbplats samt andra digitala kanaler så som olika sociala medier;- Kontaktpersoner eller andra representanter hos våra kunder, leverantörer eller samarbetspartners; och- Externa personer som har kontakt med, eller på annat sätt kommunicerar med oss eller berörs av vår personuppgiftsbehandling i övrigt och inte omfattas av kategorierna ovan, exempelvis om du kontaktar oss via e-post, lämnar en intresseanmälan till något av våra projekt eller prenumererar på vår kommunikation.

Vem är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter?

INDUBOX AB, med organisationsnummer 559282-9153, är i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvarig för att kunna påvisa att dessa principer efterlevs av oss, av underleverantörer och partners, samt av de instanser som personuppgifterna överförs till. Vid frågor kring INDUBOX arbete med skydd av personuppgifter eller vid utövande av individens rättigheter, vänligen kontakta info@indubox.se.

Vilka av dina personuppgifter behandlar vi?

INDUBOX samlar in personuppgifter om dig exempelvis när du registrerar dig för ett utskick på vår webbplats, deltar vid olika aktiviteter, mässor och evenemang, när du kontaktar INDUBOX via telefon, vår webbplats, våra sociala mediekanaler eller på annat sätt kommer i kontakt med oss.

Vi kan komma att samla in personuppgifter från offentliga register och databaser eller myndigheter, exempelvis för att hantera förhållandet med det företag som du företräder.

INDUBOX behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla vissa specifika ändamål, vilket innebär att INDUBOX behandlar olika personuppgifter i olika situationer.

Exempel på personuppgifter som INDUBOX behandlar kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, korrespondens, användargenererade data, och/eller annan information som du lämnat till oss eller som i övrigt är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden eller bedriva vår verksamhet.

Med vilket lagligt stöd behandlar vi dina personuppgifter?

INDUBOX behandlar dina personuppgifter för olika ändamål i olika situationer. I huvudsak för att fullgöra våra åtaganden, för att ge god service och välfungerande, effektiva och enkla tjänster.

För att INDUBOX ska få behandla dina uppgifter måste det finnas en rättslig grund för behandlingen. Det betyder att för att vår behandling ska vara laglig, krävs det exempelvis att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig eller nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Behandling av dina personuppgifter kan även grundas på en intresseavvägning där vi gjort bedömningen att vårt intresse av att behandling av dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse eller grundläggande rättigheter och friheter.

I vissa fall kan INDUBOX behöva ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. När du lämnar ditt samtycke i dessa fall kommer du alltid att få klar och tydlig information om vad du samtycker till och hur du ska gå till väga för att återkalla ditt samtycke.

Hantera och möta rättsliga krav

Vi behandlar personuppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, exempelvis i samband med en tvist.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Kommunikation
  • Teknisk informationAnnan information som är nödvändig i det särkilda fallet.

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

För det fall uppgifter avseende brott förekommer behandlas dessa för att fullgöra rättsliga förpliktelser samt för att kunna göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

FÖR ATT SÄKERSTÄLLA EFTERLEVNAD AV VÅRA POLICYER, RIKTLINJER OCH TILLÄMPLIG LAGSTIFTNING
Vi behandlar personuppgifter om det är nödvändigt för att kunna säkerställa att våra leverantörer och samarbetspartners efterlever de krav och riktlinjer som vi uppställt tillsammans med vid var tid gällande lagstiftning.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Kommunikation
  • Uppgifter om misstänkt misskötsel eller brott
  • Uppgifter hänförliga till rutinkontrollerAnnan information som är nödvändig i det särkilda fallet.

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att kunna säkerställa efterlevnad av policyer, riktlinjer och lagstiftning.

För det fall uppgifter avseende brott förekommer behandlas dessa för att fullgöra rättsliga förpliktelser samt för att kunna göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

FÖR ATT UTVECKLA OCH FÖRBÄTTRA VÅR VERKSAMHET
Vi behandlar personuppgifter när vi genomför övergripande analyser för att följa upp, utveckla och förbättra vår verksamhet i stort. Behandling sker även i samband med att vi arkiverar avtal, beslutsunderlag, presentationer m.m.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • KommunikationAnnan information som är nödvändig i det särkilda fallet.

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att ständigt förbättra verksamheten och arkivera viktig dokumentation.

FÖR ATT REGISTRERA BESÖKARE
Vi behandlar personuppgifter när någon besöker våra kontor eller arbetsplatser för att kunna registrera dig som besökare och ge ut parkeringstillstånd.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Registreringsnummer

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att kunna ta emot besökare på våra kontor och arbetsplatser.

FÖR ATT FÖLJA UPP ANVÄNDNING OCH UTVECKLA VÅRA WEBBPLATSER
Vi behandlar personuppgifter när någon besöker våra webbsidor för att kunna följa upp hur de används och för att kunna utveckla och förbättra dem.

Personuppgifter som behandlas:

  • Användargenererade data
  • Tekniska data

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att kunna förbättra och utveckla våra webbsidor.

KYC-KONTROLLER AV LEVERANTÖRER, SAMARBETSPARTNERS OCH FÖRETAGSKUNDER
Vi behandlar personuppgifter om det är nödvändigt för att kunna genomföra en sk. KYC-kontroll i samband med ingående av avtal.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Personnummer
  • Finansiella uppgifter
  • Styrelseuppdrag
  • KommunikationAnnan kommunikation som framkommer som ett led i kontrollen.

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att kunna

fatta välgrundade affärsbeslut.

För det fall uppgifter avseende brott förekommer behandlas dessa för att fullgöra rättsliga förpliktelser sam för att kunna göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

FÖR ATT LÄMNA INFORMATION OCH KOMMUNICERA NYHETER

Vi behandlar personuppgifter om du prenumererar på våra utskick och pressmeddelanden eller om du beställer rapporter eller annan information vid enstaka tillfällen. Detsamma gäller om du kommunicerar med oss via e-post i syfte att vi ska kunna svara dig.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Kommunikation 

Rättslig grund för behandlingen:

Berättigat intresse och samtycke

Behandlingen sker för att tillgodose INDUBOX berättigade intresse av att kunna

tillhandahålla information till dig samt att återkoppla på dina skriftliga förfrågningar.

När du exempelvis prenumererar på våra utskick eller nyhetsbrev samtycker du till att vi hanterar dina kontaktuppgifter. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att avsluta prenumerationen.

UPPFYLLA RÄTTSLIG FÖRPLIKTELSE
Vi behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser exempelvis inom skatte- och redovisningsområdet.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Kommunikation
  • FaktureringsuppgifterAnnan kommunikation som är nödvändig i det särskilda fallet.

Rättslig grund för behandlingen:

Rättslig förpliktelseBehandlingen sker för att fullgöra vår rättsliga förpliktelse inom skatte- och redovisningsområdet.
OFFERTER, KÖPFÖRFRÅGNINGAR, BESTÄLLNINGAR M.M.
Vi behandlar personuppgifter om du kontaktar oss för att göra en offertförfrågan, för att köpa våra tjänster eller för att ingå ett liknande avtal med oss.

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Personnummer
  • Kommunikation
  • Faktureringsuppgifter
  • Organisationsnummer
  • BeställningsuppgifterAnnan bolagsspecifik och finansiell information som finns tillgänglig och är nödvändig i det specifika fallet.

Rättslig grund för behandlingen:

Uppfyllelse av avtalsförpliktelse samt berättigat intresse

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra det avtal som kommit till stånd mellan dig eller det företag du företräder, och INDUBOX AB.

INDUBOX har ett berättigat intresse att besvara och hantera offertförfrågningar och beställningar.

Vem får tillgång till dina personuppgifter?

För det fall att personuppgifter delas av oss och personuppgiftsbehandlingen sker enligt våra instruktioner, agerar mottagaren personuppgiftsbiträde till oss och vi ansvarar för behandlingen.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer, så som IT-leverantörer, som behandlar dina personuppgifter på uppdrag av oss i egenskap av vårt personuppgiftsbiträde. Våra tjänsteleverantörer kommer endast att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner för att fullgöra sina respektive åtaganden gentemot oss.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid för att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. I vissa fall delas dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES, exempelvis med tjänsteleverantörer som vi anlitat. Vi säkerställer att dina personuppgifter är skyddade även i dessa fall genom att se till att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats hos samtliga tjänsteleverantörer som hanterar personuppgifter utanför EU/EES.Vill du ha ytterligare information om vilka länder vi kan komma att överföra dina personuppgifter till (utanför EU/EES) och vilka skyddsåtgärder vi vidtagit för att skydda dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på e-postadress nedan.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

  • Så länge vi har en pågående relation med dig och/eller med det bolag där du är anställd.
  • Så länge som krävs för att INDUBOX ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser som bland annat uppställs i skattelagstiftning.
  • Så länge som är lämpligt för att säkerställa vår rättsliga ställning, så som tillämpliga preskriptionsbestämmelser.
  • Så länge det är nödvändigt av berättigade verksamhetsskäl.

Exempel:

Den personuppgiftsbehandling som sker för att fullgöra avtal med företag du är kontaktperson för, fortgår under avtalsperioden eller tills du av ditt företag ersätts som kontaktperson eller firmatecknare. Därefter upphör personuppgiftsbehandlingen för detta ändamål.

Efter avslutat kundförhållande behandlar INDUBOX AB fortsatt sådana personuppgifter som förekommer i vårt räkenskapsmaterial. Detta då vi enligt bokföringsregler sparar räkenskapsmaterial i upp till sju år efter räkenskapsårets utgång.

Denna rättsliga förpliktelse gör att vi fortsättningsvis måste behandla dina personuppgifter i detta syfte. INDUBOX AB kan behandla dina personuppgifter för att nå ut med information och marknadsföring som vi tror är av intresse för dig och ditt företag i upp till tre år efter den senaste kontakten med dig som kund. Därefter upphör personuppgiftsbehandling för detta ändamål. Vill du avstå utskick gör du det enklast genom avregistrerings-länken i varje utskick eller via e-post till info@indubox.se.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi använder lämpliga och rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationstekniska säkerhetsåtgärder, för att skydda dina personuppgifter på ett korrekt sätt.  

Dina rättigheter

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter samt, om så är fallet, information om ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar.Du har även rätt att begära rättelse (att vi korrigerar felaktiga uppgifter), radering (att vi tar bort personuppgifter som inte längre ska eller behöver behandlas), begränsning (att vi i någon del upphör med behandling av dina personuppgifter) samt rätt att få de uppgifter vi behandlar om dig överflyttade i ett strukturerat, allmänt använt maskinläsbart format.Rätt att återkalla samtyckeOm du lämnat ditt samtycke till en viss behandling av dina personuppgifter kan du när som helst återkalla hela eller delar av ditt samtycke.Rätt att klagaDu har rätt att klaga över vår behandling av dina personuppgifter till behörig tillsynsmyndighet. Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).   

Kontakt

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill göra gällande några av dina rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via info@indubox.se.

Om vi gör ändringar i integritetspolicyn så kommer vi att publicera en uppdaterad version här.
INDUBOX AB – maj 2024, Nykvarn, Sverige.